5 Consejos Útiles Para Una Comunicación Efectiva A Través Del Correo Electrónico

La comunicación por correo electrónico puede crear problemas para nosotros que pudiéramos prevenir. Estos son algunos consejos que le ayudarán a aprovechar mejor las habilidades de comunicación  cuando se utiliza el correo electrónico: 

1- Evite la tentación de "disparar" una respuesta rápida  a cualquier correo electrónico que le haya causado ira o  frustración. Tòmese un momento para volver a leer el mensaje del emisor no vaya a ser que haya malinterpretado la información. Es fácil con el correo electrónico  sin querer leerlo entre líneas. 

2- Si el correo electrónico todavìa le molesta espere una hora antes de responder. Darse tiempo para calmarse le ayudará a pensar más claramente sobre la mejor manera de responder .

3- ¿Aún molesto después de 60 minutos ? Espere otra media hora. Usted probablemente se encontrará a sì mismo escribiendo la respuesta una vez que sus emociones se han asentado. Sólo cuando se han pensado las cosas y puede ser más objetivo debe pulsar " enviar" .

 4- No se esconda detrás del correo electrónico. Si un problema se ha agravado, responda en persona o por teléfono para que pueda escuchar el punto de vista de la otra persona y expresar sus preocupaciones. Es màs probable que usted pueda resolver la situación de manera racional y sin emoción, y salvar la relación de negocios.

5- Cuide su tono. Es muy fácil malinterpretar las comunicaciones de correo electrónico asì que mantenga a su lector en mente. Usted quiere transmitir ya sea un tono neutro o positivo,  que sea cortés, respetuoso y transparente.

Los 7 Hàbitos de los Gerentes Altamente Ineficaces

HABITO #1
Continuamente Romper Su Palabra
Un Gerente que continuamente rompe su  palabra a sus empleados destruye la confianza y produce resentimiento.  Los gerentes ineficaces hacen muy poco para construir confianza entre su gente; de hecho tienden a hacer lo opuesto. A medida que disminuye la confianza, disminuya la calidad del trabajo producido por los empleados.

RESULTADO
Los empleados pierden la confianza en su gerente.

DESHAGASE DEL HABITO
Si usted continuamente se pone a sì mismo en esta situaciòn es tiempo de darse cuenta que es mejor errar por el lado de prometer en hacer menos por los empleados que en  hacer màs. El hecho es, que si usted promete màs de lo que es capaz de hacer, en algun momento dejarà a su empleado decepcionado.

 

Tomar La Iniciativa En Tres Àreas Críticas

Su papel como director, es crucial para la retención de las personas.  Usted puede motivar a los empleados para que sigan con su organización a largo plazo mediante el cumplimiento de estas necesidades fundamentales:

• Un trabajo significativo. Incluso las tareas más rutinarias pueden mantener la moral alta, si usted acentúa su impacto en la organización y sus clientes.

• Un sentido de progreso. Establezca metas y muestre cómo los esfuerzos de los empleados están paso a paso llevàndolos a ellos y a la organización más cerca al èxito.

• Reconocimiento. Muestre algo de reconocimiento por el éxito de sus empleados. Algunos comentarios positivos pueden ser a  largo plazo para cimentar su lealtad.

-Adaptado de la página web de la Zona HR

Construya Un Mejor Lugar De Trabajo Con Una Lista 'Top 10'

Pìdale a sus empleados que escriban dos listas "Top-10".  Una lista debe tener 10 facetas de sus puestos de trabajo que las encuentran no productivas, insatisfactorias, o innecesarias, y la otra debe identificar 10 cosas que los empleados pueden hacer para mejorar la calidad, pero no lo han hecho por cualquier número de razones (tiempo, la falta de apoyo , etc).

A continuación, sièntese con cada empleado y discutan ambas listas. Usted debe ser capaz de eliminar algunos elementos de la primera lista, o aclarar la necesidad de reglas o tareas menos agradables. Cuando  pase a la segunda lista, trate de ayudar al empleado con algunas de sus propuestas más prometedoras. El resultado: mejores líneas de comunicación, y los empleados más satisfechos y bien informados.

-Adaptación de Estrategias de liderazgo

empezar a trabajar en

Haga Una Pregunta Para Impulsar La Satisfacciòn

La relación de un empleado con un gerente puede tener un efecto profundo en su satisfacción en el trabajo. Un atajo hacia  la alta satisfacción es hacer esta pregunta:

      "¿Hay algo que pueda hacer más, menos, o de manera diferente que mejoraría su satisfacción en el trabajo?"

      A menudo, la respuesta va a ser relativamente simple, y dar lugar a una buena discusión acerca de las expectativas, recompensas, y los resultados. La mayoría de los empleados responden al hecho de que su gerente le interesa su satisfacción y dispuestos a gastar tiempo discutiendo sobre como sentirse más motivados inmediatamente. Es el clàsico  ganar-ganar para todos.

-Adaptado de la página web Managing Employee Performance

Cultive Autoridad -No Solo Poder- Para Lograr Una Verdadera Motivaciòn

La motivación efectiva no es sólo una función de su autoridad formal como gerente. Viene tanto de la influencia como de la fuerza bruta, su capacidad de persuadir a las personas a seguir su visión y hacer lo que les pida. Aquí le digo cómo construir la verdadera influencia con su fuerza de trabajo:

 • Centrarse en lo importante.  No moleste a sus empleados con cuestiones triviales o asignar tareas que no contribuyen directamente con sus objetivos. Establezca prioridades, compàrtalas, y mantenga todos los ojos en el objetivo. 

• Cumpla sus promesas.  Haga lo que dice que va a hacer. Los empleados se darán cuenta si no lo hace, y no van a estar motivados para seguir su orientación si no pueden confiar en usted. 

• Sea recìproco.  No le pida a los empleados ayuda si usted no está dispuesto a ayudarles cuando lo necesitan. Deles los recursos que necesitan para que puedan hacer el trabajo que necesitan. Deles las gracias por sus esfuerzos , gane o pierda.  No de las cosas por sentado. 

• Trabaje en equipo.  Recuerde que las metas del equipo -no su agenda personal-   son lo importante. Mire cada situación con los ojos puestos en lo que necesitan sus empleados, y ellos veràn que está comprometido con su éxito. 

• Comparta el crédito.  Usted es el líder, tiene un papel importante que jugar, pero hay que reconocer ampliamente el buen trabajo  para que todos sepan que usted tiene un equipo de profesionales de alto rendimiento . Otros directivos lo respetarán por su capacidad para motivar a su equipo , y sus empleados lo respetarán por suvoluntad de dejarlos brillar.- 

Adaptado de la pàgina web Lo que los Mejores Gerentes Saber y Hacen

Tip de Persuasiòn

No asuma la victoria antes de tiempo

La persuasión puede tomar tiempo y esfuerzo. Cuando finalmente usted gana sobre  un aliado, usted puede sentir que tiene que moverse rápidamente para que él o ella no vacile.  Eso es un impulso natural, pero no tenga prisa para declarar la victoria. En su lugar, diga algo como "Me alegro de que estemos de acuerdo, pero vamos a revisar de nuevo para confirmar que estamos en la misma lìnea". Usted puede identificar los problemas adicionales de los que no había sido consciente. Si eso sucede, sin embargo, usted estará en una mejor posición para trabajar a través de sus diferencias con un espíritu  acuerdo. Es mejor exponer los desacuerdos potenciales màs temprano que tarde.

 —Adaptado de  No, por Jim Camp (Crown Business)

Envìe las quejas de vuelta a los empleados para que actùen

Las quejas de los empleados son parte de la vida de cada líder. Usted no puede ignorarlos o la moral y el compromiso de los empleados van a sufrir , con graves consecuencias para sus esfuerzos de retención.  Pero no puedes dejar que se apoderen de tu día tampoco. Una de las tácticas: Ponga al empleado a cargo de resolver su propio problema. Cuando nos enfrentamos a una queja, haga estas cinco preguntas :

• " ¿Cuál es el problema exacto ? " No te conformes con quejas inespecíficas, como "Tengo demasiado trabajo."  Aisle la naturaleza del problema en términos concretos.

• "¿Con quién más has hablado ?" El gerente no debe ser necesariamente la primera persona que los empleados deben ver para cada problema . Sin pasar la pelota, señale otras personas que están mejor equipados para ofrecer ayuda inmediata.
 • "¿Qué pasó cuando usted se quejó ?" Si el empleado ya ha ido a otra fuente de ayuda y no se ha satisfecho, averiguar por qué. Si la gente que se supone para ayudar no están haciendo su trabajo, lo que necesita saber . 
• "¿Qué es lo que no está de acuerdo con el ?"  Las quejas a menudo se derivan de un desacuerdo con la política o una decisión de la gerencia particular. Puede no ser capaz de hacer cambios que satisfagan el empleado , pero es importante saber si el desacuerdo es sobre un asunto legal , o tal vez el resultado de que alguien no está haciendo su trabajo .
• "¿Cuál es su solución?" Averigüe que es lo que el empleado quiere que haga en un lenguaje sencillo. Puede ser que una solución aceptable sea bastante razonable. Si no es así, explique por qué y tratar de llegar a un compromiso.
 - Adaptado de la página web de héroe HR

Refuerce Sus Puntos Fuertes Cuando Está Perdiendo Algunas Habilidades

 

Nadie es perfecto. Usted puede tener brechas en sus habilidades que no puede llenar rápida o fácilmente. Hasta que usted pueda obtener la capacitación que necesita, por ejemplo dominar las complejidades de las finanzas de su organización, siga las siguientes estrategias:

• Cèntrece en las mejoras poco a poco. Usted no puede convertirse en un experto en finanza de la noche a la mañana,  pero se puede aprender un poco cada día.

• Compense con una fortaleza. Si trabajar con números aùn no es tu habilidad màxima, destàcate en tus habilidades con las personas . La concentración en un área en la que usted sobresale reforzará su credibilidad.

• Delèguelo. Deje que otra persona en su equipo con experiencia en el área de manejar las funciones financieras del día a día lo haga por un tiempo. Pídale a la persona que la  ponga al día de todo lo que està haciendo para que usted aprenda.

-Adaptado de Ahora, descubra sus fortalezas, Marcus Buckingham y Donald O. Clifton

Cave Profundo Para Saber Que Metas Motivan A Los Empleados

Comience motivando a su fuerza de trabajo para que avance...

El coaching consiste en alentar a sus empleados a expresar lo que quieren en sus carreras, y luego ayudarlos a utilizar su propia energía para lograrlo. Para descubrir los objetivos de cada persona, lo que tiene que hacer es hacerles preguntas. Comience a motivar a su fuerza de trabajo para que avancen haciéndoles las siguientes preguntas:
• ¿Qué es lo que quiere en su carrera que no tiene en este momento?

• ¿Qué haces en el trabajo ahora que ya no desea hacer?

• ¿En qué áreas deseas fortalecerte, mejorar o desarrollarte?

• ¿Qué es más importante para ti en tu vida y tu carrera?

• ¿Cuáles son los tres objetivos más importantes que te gustaría llevar a cabo en este momento?

• ¿Cuál es tu plan de acción para alcanzar esas metas?

• ¿Qué necesitas que te está impidiendo el logro de esas metas?

• ¿Cómo puedo apoyarte en el logro de tus objetivos?

-Adaptado de la página web Manager Crossing

Preveniendo Y Manejando Luchas Internas En La Oficina

Preveniendo Y Manejando  

Luchas Internas En La Oficina

Parte 1

El Conflicto en la oficina puede crear un ambiente incómodo para todos sus empleados , incluso si es sólo entre dos trabajadores.  Ya sea que el problema esté relacionado con la vida  personal de los empleados, personalidades que chocan entre sí, o un problema mucho más grande. El costo total de cualquier conflicto sin resolver en el lugar de trabajo es siempre la misma. Según un informe de Gallup del Global Workplace, la desconexiòn activa de los conflictos por parte de los gerentes le cuesta a los EE.UU de $450 a $550 mil millones por año.Si se dejan sin resolver, los problemas entre compañeros de trabajo,  a menudo causan tensiones que surgen y afectan el medio ambiente laboral y a todos los empleados de forma negativa. El aumento de la tensión entre los compañeros de trabajo puede incluso conducir a altercados físicos, como se demostró en una pelea de 2012 entre dos empleados de Wal -Mart, que se inició a través de una tabla de cortar y dio lugar a una detención, y un empleado en terapia física. Los conflictos laborales no resueltos pueden llevar a:

•     Falta de productividad,  distracciones , e incumplimiento de plazos

•     La rotación de empleados y el absentismo

•     Quejas y demandas 

 El costo de los conflictos dentro de una organización puede tener graves consecuencias , por lo que es vital que la gerencia aborde adecuadamente los problemas de una manera eficaz y oportuna. 

Prevenir los conflictos

Cuando se trata de conflictos de compañeros de trabajo lo mejor es evitarlos por completo.

Siga estos pasos para hacerles frente:


Evaluaciones pre-empleo: Antes de contratar a un candidato, es  mejor que ellos tomen una evaluación pre-empleo que evaluará sus probables reacciones a situaciones difíciles en el lugar de trabajo. Este tipo de evaluaciones hace preguntas acerca de las habilidades de resolución de problemas de los candidatos y da una idea de las personas - las habilidades del candidato . Otro tipo de evaluación a considerar es la que mide la aptitud de un gerente, y esta debe ofrecer pasos específicos para aumentar la productividad de los empleados y el gerente y aprobar una mejor compatibilidad en lugar de trabajo. 

Reuniones uno -a-uno: Sostener reuniones uno-a-uno con sus empleados puede proporcionarles a ellos una oportunidad  para hablar sobre los problemas que puede usted no darse cuenta que están sucediendo . El darse cuenta de un pequeño problema antes de que empeore es la clave para la prevención, así que asegúrese de pedir información sobre incluso las cosas más pequeñas que están molestando a sus empleados.  Una política de "puertas abiertas " es grande, pero a menudo no es suficiente para animar a los trabajadores a dar la cara. Es importante buscar información sobre cualquier circunstancia que causa descontento en el lugar de trabajo - que podría salvar a su organización de una demanda laboral.

3 Cosas Que Su Personal Nunca Debe Decirle A Un Cliente

3 Cosas Que Su Personal 

                   Nunca Debe Decirle A Un Cliente
Publique estas frases en su área de servicio al cliente, y asegúrese de que nunca se digan en voz alta.

Ciertas palabras y frases que nunca hay que decir a un cliente:

• "Tiene que. . . . "Los clientes llaman porque quieren que usted o su empresa puedan hacer algo. Ellos no quieren que se les diga que hacer.

• "Eso va a tomar un tiempo." El personal de servicio al cliente aprecia el tiempo del cliente y le deja saber al cliente que usted lo sabe. Sea específico -por ejemplo, "que se llevará tres minutos," o "que se llevará dos horas, y voy a estar seguro de que le devuelvan la llamada tan pronto como llegue."

• "Nosotros no hacemos eso." Nunca cerrar la puerta a los clientes. Si usted no puede hacer algo, entonces tratar de encontrar algo que puedes hacer, una especie de término medio en el que usted pueda estar de acuerdo.

Haga Las Preguntas Correctas

 Haga Las Preguntas Correctas: 

Esté listo para cavar profundo

Como los detectives, los gerentes necesitan saber cómo hacer preguntas, el tipo de preguntas que nos dan información productiva, aun cuando las personas no se dan cuenta que la poseen. Aquí hay tres tipos de preguntas estratégicas para estar listos en cualquier momento.

 • Preguntas repetitivas.  A veces es necesario mantener la misma pregunta para encontrar la respuesta que necesita. Por ejemplo: "¿Cuándo me tiene listo el reporte?"  La semana que viene. "Cuando la semana que viene ?"  Antes del viernes. "¿Qué día antes del viernes ?"  Probablemente el jueves. Y así sucesivamente. No salga hasta obtener una respuesta específica (o hasta que la otra persona admita que él o ella no tiene una).

• Pregunta "¿Qué más ?" . Estas preguntas producen más información mediante la exploración de temas relacionados y su desglose en preguntas màs específicas. Comience con: " ¿Qué conclusiones alcanza su informe? , para luego pasar a: ¿Qué más has averiguado ? ¿De qué más se trata ? ¿Qué más podemos hacer para manejar ese problema?."

•Preguntas  "¿Por qué? ". Preguntar "¿Por qué?"  Obliga a la gente a mirar más allá de la situación inmediata a los problemas de fondo,  y puede generar respuestas que llevan a más y mejores preguntas: " ¿Por qué se entregò el informe tan tarde? ¿Por qué no pudiste conseguir la información que necesitaba ? ¿Por qué esa persona no esté disponible para hablar con usted?  ¿Por qué tiene problemas para confirmar sus conclusiones?".